Regulamin systemu CRM i płatności online

1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z systemu OSKAR WHITE CRM dostępnego pod adresem system.oskarwhite.com, w tym z funkcji wystawiania dokumentów, tworzenia linków płatniczych i obsługi płatności za usługi świadczone przez Usługodawcę.
2. System nie jest platformą marketplace. Usługodawca nie pośredniczy w sprzedaży podmiotów trzecich i nie przyjmuje płatności na ich rzecz.
3. Usługi obejmują w szczególności cykliczne i jednorazowe usługi utrzymania czystości, sprzątanie biur, placówek medycznych, hal i magazynów, mycie okien, pranie wykładzin i tapicerki, sprzątanie poremontowe oraz uzgodnione prace specjalistyczne.
4. Zakres, cena, termin, miejsce i sposób wykonania usługi wynikają z oferty, zamówienia, umowy lub innego indywidualnego uzgodnienia z klientem.

2. Dane Usługodawcy

3. Przeznaczenie systemu

1. System służy do obsługi procesu sprzedaży, umów, realizacji usług, dokumentów rozliczeniowych oraz płatności.
2. Klient może otrzymać indywidualny link do płatności powiązany z ofertą, fakturą proforma albo fakturą.
3. Dostęp do części administracyjnej systemu jest ograniczony do uprawnionych użytkowników. Publicznie dostępne mogą być wyłącznie wskazane strony informacyjne, formularze oraz indywidualne strony płatności.
4. Zabronione jest wykorzystywanie systemu w sposób sprzeczny z prawem, podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń, uzyskiwania dostępu do cudzych danych lub zakłócania działania systemu.

4. Konta i bezpieczeństwo

1. Konto jest przypisane do konkretnego użytkownika. Dane logowania nie powinny być udostępniane innym osobom, z wyjątkiem kont weryfikacyjnych przekazanych operatorowi płatności na czas kontroli.
2. Użytkownik powinien niezwłocznie poinformować Usługodawcę o podejrzeniu utraty hasła, nieuprawnionego dostępu albo nieprawidłowego działania systemu.
3. Usługodawca może ograniczyć lub zablokować konto w przypadku naruszenia bezpieczeństwa, nadużycia uprawnień albo zakończenia celu, dla którego konto zostało utworzone.
4. Konta weryfikacyjne mają ograniczony zakres uprawnień i mogą służyć wyłącznie do wystawienia dokumentu testowego oraz uruchomienia procesu płatności.

5. Oferty, proformy i faktury

1. Oferta określa proponowany zakres i cenę usługi. Związanie stron następuje w sposób wskazany w ofercie, zamówieniu lub umowie.
2. Faktura proforma jest dokumentem informacyjnym i wezwaniem do zapłaty. Nie jest fakturą VAT ani dokumentem księgowym.
3. Faktura VAT jest wystawiana zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustalonym modelem rozliczenia.
4. Dokumenty oznaczone jako TEST albo DEMO są tworzone wyłącznie w celu sprawdzenia działania systemu lub operatora płatności i nie potwierdzają rzeczywistej sprzedaży.

6. Płatności online

1. Płatności online mogą być obsługiwane przez zewnętrznych operatorów, w szczególności PayU lub Przelewy24. Dostępne metody płatności zależą od operatora i konfiguracji konta Usługodawcy.
2. Przed zatwierdzeniem płatności klient otrzymuje informację o kwocie, walucie, tytule płatności i dokumencie, którego płatność dotyczy.
3. Po wybraniu przycisku potwierdzającego obowiązek zapłaty klient zostaje przekierowany do operatora płatności. Dane rachunku lub instrumentu płatniczego są obsługiwane przez operatora, a nie bezpośrednio przez CRM.
4. Status płatności w CRM jest aktualizowany po otrzymaniu zweryfikowanego komunikatu od operatora. Sam powrót użytkownika na stronę systemu nie stanowi potwierdzenia zapłaty.
5. W przypadku niepowodzenia płatności klient może ponowić próbę albo skontaktować się z Usługodawcą. Nie należy wykonywać kolejnej płatności, jeżeli poprzednia została pobrana z rachunku, ale status nie został jeszcze zaktualizowany.
6. Płatność testowa może zostać zwrócona po zakończeniu weryfikacji zgodnie z zasadami operatora oraz uzgodnieniem z osobą wykonującą test.

7. Realizacja usług

1. Termin i sposób rozpoczęcia realizacji są określane indywidualnie. Opłacenie proformy nie zastępuje uzgodnienia terminu, jeżeli oferta lub umowa stanowi inaczej.
2. Klient powinien zapewnić uzgodniony dostęp do miejsca realizacji, mediów oraz informacji niezbędnych do bezpiecznego wykonania usługi.
3. Jeżeli realizacja jest niemożliwa z przyczyn leżących po stronie klienta, strony uzgadniają nowy termin i ewentualne koszty ponownego dojazdu lub przygotowania zespołu.
4. Usługodawca może korzystać z personelu, podwykonawców i narzędzi technicznych, pozostając odpowiedzialnym za realizację zgodnie z umową i przepisami.

8. Reklamacje

1. Reklamację dotyczącą działania systemu, płatności albo wykonanej usługi można złożyć pocztą elektroniczną na adres biuro@oskarwhite.com lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.
2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację zgłaszającego, numer dokumentu lub płatności, opis zdarzenia, datę oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
3. Usługodawca potwierdza otrzymanie reklamacji i może poprosić o informacje niezbędne do jej rozpatrzenia.
4. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, a w przypadku konsumenta nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie przewidują innego terminu.
5. Reklamacja płatności może wymagać przekazania sprawy operatorowi płatności. Nie ogranicza to odpowiedzialności Usługodawcy w zakresie wynikającym z prawa i zawartej umowy.

9. Prawo odstąpienia od umowy

1. Konsument, który zawarł umowę na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, może co do zasady odstąpić od niej bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy o świadczenie usług. W przypadkach szczególnych termin może wynosić 30 dni, jeżeli tak stanowią przepisy.
2. Oświadczenie o odstąpieniu można przesłać pocztą elektroniczną lub pisemnie na dane wskazane w § 2. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
3. Jeżeli konsument chce, aby wykonywanie usługi rozpoczęło się przed upływem terminu na odstąpienie, powinien złożyć wyraźne żądanie na trwałym nośniku oraz potwierdzić przyjęcie do wiadomości skutków wcześniejszego rozpoczęcia.
4. Jeżeli konsument odstąpi po rozpoczęciu realizacji na jego wyraźne żądanie, zapłaci kwotę proporcjonalną do zakresu świadczenia spełnionego do chwili odstąpienia.
5. Po pełnym wykonaniu usługi prawo odstąpienia może wygasnąć wyłącznie wtedy, gdy realizacja rozpoczęła się za uprzednią, wyraźną zgodą konsumenta, a konsument został poinformowany o utracie prawa i przyjął tę informację do wiadomości.
6. Prawo odstąpienia nie przysługuje w przypadkach określonych przez przepisy, w tym po pełnym wykonaniu usługi przy spełnieniu warunków opisanych powyżej.
7. Postanowienia konsumenckie stosuje się także do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli zawarta umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

10. Zwroty środków

1. Jeżeli w wyniku uznanej reklamacji, skutecznego odstąpienia albo anulowania płatności powstanie obowiązek zwrotu, Usługodawca dokonuje go bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wymaganym przez prawo.
2. W przypadku odstąpienia konsumenckiego zwrot następuje co do zasady nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia.
3. Zwrot jest wykonywany przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jaki został użyty w pierwotnej transakcji, chyba że klient wyraźnie zgodzi się na inny sposób niewiążący się dla niego z dodatkowymi kosztami.
4. Od kwoty zwrotu może zostać odliczona należność za część usługi wykonaną przed odstąpieniem, jeżeli spełniono warunki wymagane przez prawo.

11. Dane osobowe i prywatność

1. Dane osobowe są przetwarzane w celu obsługi konta, przygotowania dokumentów, realizacji usług, płatności, reklamacji, obowiązków podatkowych i zapewnienia bezpieczeństwa systemu.
2. Dane niezbędne do płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności. Zakres i sposób przetwarzania przez operatora wynikają również z jego własnych zasad prywatności.
3. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych znajdują się w polityce prywatności.

12. Postanowienia końcowe

1. Do umów stosuje się prawo polskie, z zachowaniem ochrony przyznanej konsumentowi przez bezwzględnie obowiązujące przepisy.
2. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w tym pomocy właściwego miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz informacji publikowanych przez UOKiK.
3. Zmiana regulaminu nie narusza praw nabytych ani warunków umów zawartych przed wejściem zmiany w życie, chyba że zmiana wynika z przepisów prawa lub jest korzystna dla klienta.
4. Aktualna wersja regulaminu jest dostępna bez logowania pod adresem https://system.oskarwhite.com/regulamin/.