OSKAR WHITE CRM
Polityka prywatności integracji Google
Dokument opisuje, w jaki sposób wewnętrzny system OSKAR WHITE CRM uzyskuje dostęp do danych Google, wykorzystuje je, przechowuje, zabezpiecza i usuwa.
Kto odpowiada za dane
Administratorem aplikacji OSKAR WHITE CRM oraz danych przetwarzanych w związku z jej używaniem jest Grupa Oskar White Sp. z o.o., Poznań, Polska, NIP 7812041406.
Kontakt w sprawach prywatności i integracji Google: biuro@oskarwhite.com.
Jakie dane mogą być przetwarzane
| Usługa | Przykładowe dane | Cel |
|---|---|---|
| Konto Google / OAuth | Identyfikator konta, adres e-mail, udzielone zakresy i tokeny autoryzacyjne. | Rozpoznanie autoryzowanego użytkownika i utrzymanie bezpiecznego połączenia z wybraną usługą. |
| Gmail / Workspace | Adresy nadawców i odbiorców, tematy, treść wiadomości, identyfikatory wątków, etykiety, daty i metadane załączników z autoryzowanych skrzynek firmowych. | Obsługa korespondencji firmowej, przypisywanie wiadomości do spraw CRM, przygotowanie i wysyłanie odpowiedzi. |
| Google Calendar | Dostępność, tytuły i czas wydarzeń, uczestnicy oraz identyfikatory kalendarzy w zakresie potrzebnym do rezerwacji. | Planowanie wizji lokalnych, spotkań i zadań związanych z obsługą klientów. |
| Search Console | Właściwości stron, zapytania, strony docelowe, kliknięcia, wyświetlenia, CTR, pozycje i dane indeksowania. | Analiza widoczności stron i planowanie działań SEO. |
| Business Profile | Informacje o lokalizacjach i profilach firmy oraz dane dostępne dla autoryzowanego konta. | Zarządzanie informacjami o firmie i kontrola obecności w usługach Google. |
| Google Ads | Identyfikatory kont, propozycje słów kluczowych, liczba wyszukiwań, konkurencja, historyczne wolumeny oraz orientacyjne stawki. | Planowanie słów kluczowych dla własnych kampanii, stron i treści firmy. |
Do czego używamy danych
- wyłącznie do funkcji opisanych na stronie aplikacji i w interfejsie CRM;
- do automatyzacji procesów firmowych, obsługi klientów i analizy własnych działań marketingowych;
- do utrzymania ciągłości synchronizacji i historii operacji;
- do diagnozowania błędów, ochrony bezpieczeństwa oraz audytu dostępu.
Dane Google nie są używane do tworzenia niezależnych profili reklamowych użytkowników ani do działań niezwiązanych z funkcją, na którą użytkownik udzielił zgody.
Autoryzacja i kontrola użytkownika
Dostęp do usług Google jest dobrowolny i następuje przez ekran zgody OAuth. Użytkownik widzi żądane zakresy i może odmówić dostępu. Administrator może również odłączyć integrację w CRM.
Odwołanie dostępu jest możliwe także bezpośrednio w ustawieniach bezpieczeństwa konta Google.
Gdzie i jak długo przechowujemy dane
Dane operacyjne są przechowywane na infrastrukturze serwerowej obsługującej OSKAR WHITE CRM, w bazie danych i plikach aplikacji zabezpieczonych kontrolą dostępu. Tokeny i sekrety integracji są przechowywane po stronie serwera i nie są ujawniane w interfejsie po zapisaniu.
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji procesu biznesowego, spełnienia obowiązków prawnych, zachowania historii spraw oraz ochrony przed błędami i nadużyciami. Dane tymczasowe i cache są okresowo odnawiane lub usuwane.
Komu dane mogą być ujawnione
Dostęp mają wyłącznie upoważnieni użytkownicy organizacji oraz dostawcy infrastruktury działający w zakresie koniecznym do utrzymania systemu. Dane nie są sprzedawane, wynajmowane ani udostępniane reklamodawcom.
Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego obowiązujące przepisy.
Jak chronimy dane
- szyfrowane połączenia HTTPS;
- role, uprawnienia i ograniczenie dostępu do konkretnych modułów;
- serwerowe przechowywanie tokenów i sekretów;
- rejestrowanie operacji administracyjnych i zdarzeń synchronizacji;
- ograniczenie zakresów OAuth do funkcji potrzebnych aplikacji;
- mechanizmy odłączania integracji, odnawiania tokenów i obsługi błędów.
Zgodność z zasadą Limited Use
Wykorzystywanie i przekazywanie przez OSKAR WHITE CRM danych otrzymanych z interfejsów Google API jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.
- Dane są używane wyłącznie do zapewnienia funkcji widocznych i opisanych użytkownikowi.
- Dane nie są przekazywane osobom trzecim w celach reklamowych ani sprzedawane.
- Ludzie nie odczytują danych Google poza przypadkami niezbędnymi do realizacji funkcji, bezpieczeństwa, pomocy technicznej, zgodności z prawem albo po wyraźnej zgodzie uprawnionego użytkownika.
Jak zakończyć przetwarzanie
Uprawniony użytkownik może odłączyć konto w ustawieniach CRM albo cofnąć dostęp aplikacji w ustawieniach konta Google. Wniosek o usunięcie danych można przesłać na biuro@oskarwhite.com.
Po otrzymaniu prawidłowego żądania dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, o ile ich dalsze przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa lub uzasadnionym obowiązkiem dokumentacyjnym.
Aktualizacje dokumentu
Polityka może być aktualizowana wraz ze zmianą funkcji CRM, zakresów OAuth albo przepisów. Aktualna wersja jest zawsze publikowana pod tym samym adresem, a data zmiany znajduje się u góry dokumentu.